ANALISIS POHON MASALAH

Sejak awal, tingkat pemahaman setiap peserta Diklatpim 410 (Diklatpim Tingkat IV Angkatan X) terhadap Analisis Pohon Masalah (APM), salah satu isi materi Kertas Kerja Perorangan (KKP) sangat rendah. Terbukti dengan alotnya pembahasan APM saat konsultasi. Argumen yang muncul dari setiap peserta patah di tangan pembimbing. Hal ini menyebabkan peserta harus mencari argumen lain yang sesuai dengan yang diharapkan pembimbing. Pembahasan ini bisa berlangsung selama 2 – 3 jam.

Rendahnya tingkat pemahaman ini disebabkan karena materi KKP belum diberikan oleh Widyaiswara, setiap peserta Diklatpim 410 belum mengetahui persis seluk beluk KKP, terutama APM. Penyebab lainnya adalah terbatasnya bahan bacaan yang dijadikan sebagai referensi, sedangkan pembuatan tugas itu harus segera dimulai sesuai dengan saran Panitia Penyelenggara (PP) dan Widyaiswara. Kalau tidak, peserta akan mengalami berbagai kesulitan, mengingat padatnya kegiatan dalam Diklat ini.

Sampai menjelang akhir kegiatan Diklatpim 410 atau setelah dilakukan seminar, ternyata masih ada peserta yang belum memahami sepenuhnya. Terbukti dengan adanya serangan dari audien terhadap APM, yaitu tidak sinkronnya antara masalah dengan penyebab, baik penyebab pokok maupun penyebab spesifik. Serangan yang sama muncul dari Nara Sumber. Keadaan itu menyebabkan ada peserta yang terpaksa harus membongkar kembali KKP-nya, hingga hingga menjelang acara penutupan Diklat.

Menurut penulis, APM adalah salah satu kajian tentang adanya berbagai penyebab timbulnya suatu masalah, atau isu aktual. Isu aktual sendiri diambil dari tugas pokok dan fungsi (tupoksi) satuan tugas setiap peserta. Karena setiap satuan tugas pasti tidak terlepas dari masalah. Kajian ini sangat penting bagi peserta dalam menjalankan tugasnya. Setiap peserta dapat dengan mudah dan terbiasa dalam mengambil setiap keputusan dengan tepat dan cepat. Sehingga setiap masalah dapat diselesaikan sesuai harapan.

Masalah dalam setiap satuan tugas, atau unit kerja timbul akibat adanya berbagai penyebab. Sebuah atau beberapa penyebab bisa menimbulkan timbulnya akibat sebagai dampak dari penyebab itu. Akibat bisa menjadi sebuah masalah, bisa juga menjadi penyebab. Itu terjadi karena adanya hubungan yang erat antara penyebab dan akibat. Setiap masalah harus segera diselesaikan atau dipecahkan. Kalau tidak, akan timbul masalah lain. Bisa jadi masalah itu akan semakin berat dan sulit untuk dipecahkan.

Dalam pembahasan APM, penyebab dibagi menjadi dua tingkatan, yaitu penyebab pokok sebagai tingkatan yang lebih tinggi dan penyebab spesifik sebagai tingkatan dibawahnya. Sebuah penyebab pokok atau beberapa penyebab bisa menimbulkan akibat. Akibat itu sendiri bisa menjadi sebuah masalah. Semua itu terjadi karena adanya hubungan yang sangat erat antara sebab dan akibat. (ADA TAMBAHAN)

PADATNYA KEGIATAN DIKLATPIM

Jauh hari sebelum Diklatpim, seorang teman, peserta tahun lalu menyatakan, bahwa kegiatan Dilatpim sangat padat. Panitia Penyelenggara telah mengatur sedmikian rupa dari awal hingga akhir. Peserta tak bisa berleha-leha dan menyia-nyiakan waktu. Waktu yang berjalan terasa sangat singkat. Padatnya kegiatan memang tercantun dalam jadual kegiatan.

Pernyataan itu dipertegas pula oleh Panitia Penyelenggara (PP) dalam upacara pembukaan. Mereka memperingatkan agar seluruh peserta dapat memanfaatkan waktu sebaik mungkin selama kegiatan ini. Bagi peserta yang tidak mengikuti dengan baik dapat dikenakan sanksi, dengan pengurangan nilai dan dapat dinyatakan tidak lulus.

Yang dinyatakan peserta tahun lalu dan Panitia Penyelenggara itu benar. Hal itu dirasakan penulis selama mengikuti Diklatpim Tingkat IV Angkatan X. Dimulai dengan kegiatan Kepemimpinan Integratif di Alam Terbuka, atau disingkat KIAT.

Sedangkan pagi harinya, seluruh peserta diwajibkan untuk mengikuti jalan pagi dan senam kesegaran jasmani. Dan kegiatan itu harus diikuti selama Diklatpim.

Dalam kegiatan KIAT, Panitia mengajak untuk kembali ke alam terbuka (Back to Nature). Seluruh peserta dihadapkan dengan berbagai permasalahan yang terjadi. Permasalahan itu harus dipecahkan dengan baik. Untuk memecahkan masalah itu seluruh peserta dituntut untuk berkreasi, dengan melalui sikap kepemimpinan, kerjasama dan kekompakan.

Selesai KIAT, seluruh peserta diwajibkan untuk mengikuti kegiatan dalam kelas, berupa pemberian materi dari fasilitator, atau widyaiswara. Kegiatan ini dimulai pada jam 08.00 WIB hingga 16.45 WIB, kadang hingga malam hari. Jadi waktu untuk istirahat sangat singkat. Hari Sabtu yang biasanya libur, dalam Diklatpim tidak berlaku. Kegiatan baru berakhir pada pukul 12.00 WIB.

Yang paling banyak menyita waktu adalah pembuatan Kertas Kerja Perorangan (KKP). Dalam melaksanakan tugas ini setiap peserta harus melakukan sendiri, atau tidak bisa meminta bantuan orang lain. Sedangkan sebuah KKP bisa mencapai minimal 60 halaman. Karena itu Panitia Penyelenggara menyarankan agar KKP ini dimulai pada awal kegiatan Diklatpim.

Selain menyita waktu, setiap peserta juga harus memahami betul tentang materi ini. Pemahaman yang salah dapat mempersulit kepada peserta itu sendiri. Tebukti dengan alotnya pembahasan seorang peserta pada saat konsultasi dengan widyaiswara. Pembahasan setiap KKP, terutama Analisa Pohon Masalah memakan waktu lama, kadang bisa sampai dua jam.

Pemahaman yang salah juga dapat mempersulit peserta saat seminar. Terbukti dengan adanya serangan dari peserta lain, karena adanya kesalahan dalam pembahasan KKP-nya. Serangan ini juga muncul dari pembahas, dalam hal ini widyaiswara. Keadaan ini menjadikan peserta tersebut harus membongkar dan memperbaiki hingga menjelang upacara penutupan.

Kegiatan lain yang cukup menyita waktu adalah pembuatan Kerta Kerja Kelompok (KKK), Kertas Kerja Angkatan (KKA) dan Laporan Observasi Lapangan (OP). Meski ketiga tugas ini dikerjakan secara kelompok, namun setiap peserta dituntut untuk turut memberikan pemikiran dan waktu agar tugas ini dapat diselesaikan dalam waktu yang singkat.

Beruntung sekali penulis dapat mengikuti Diklatpim Tingkat IV ini dengan baik, tanpa satu kegiatan pun terlewati, dengan nila sangat memuaskan. Tentu saja semua ini dihadapi dengan sebuah strategi yang jitu, dengan kesiapan mental, menjaga kondisi tubuh agar tetap sehat, serta dengan mengerahkan seluruh kemampuan daya pikir, tenaga yang ada dan sikap pantang menyerah.

Keberhasilan ini juga didukung oleh seluruh perserta Dikaltpim Tingkat IV Angkatan X lainnya, dengan semboyannya masuk 40 keluar 40. Dengan semboyan itu terjalinlah suatu kerja sama yang baik melalui kebersamaan dan kekompakan. Selain itu juga Panitia Penyelenggara turut berjasa. Acungan jempol buat Panitia Penyelenggara. Berkatnya penulis dan seluruh peserta sukses. Terima Kasih untuknya.

ANALISIS POHON ALTERNATIF

Tingkat pemahaman yang sama juga terjadi pada Analisis Pohon Alternatif (APA) (lihat tulisan tentang Analisis Pohon Masalah). Penyebabnya juga sama, yaitu materi belum diberikan Widyaiswara ketika tugas ini dibuat, sedangkan Panitia Penyelenggara menyarankan agar tugas ini dibuat diawal kegiatan Diklatpim. Namun saran ini perlu mendapat acungan jempol, karena telah banyak membantu setiap peserta terdahulu.

Penyebab lainnya adalah daya nalar setiap peserta terhadap APA sangat beragam. Terbukti dengan adanya beberapa peserta harus membongkar kembali KKP-nya, terutama pada bagian itu. Tulisan ini akan membantu setiap peserta dalam mengatasi masalah tersebut, jangan sampai setelah KKP rampung harus dibongkar. Tentu saja hal ini dapat menambah masalah yang terjadi selama Diklatpim.

Menurut penulis, APA adalah salah satu analisis yang dapat digunakan untuk menyelesaikan masalah. Karena bagaimanapun juga setiap masalah yang terjadi pada setiap satuan kerja atau organisasi harus segera diselesaikan dengan solusi yang jitu, bukan solusi yang malah akan menimbulkan masalah baru, bukan solusi yang akan menjadi akar masalah. Karena dari akar masalah akan tumbuh masalah baru.

Masalah yang akan diselesaikan pada APA bersumber dari Analisis Pohon Masalah (APM). Dalam tulisan APM, analisis USG telah dapat menentukan penyebab dominan dari penyebab spesifik. Penyebab dominan itu akan menjadi masalah. Namun sebelum ke APA, harus masuk dulu ke Analisis Pohon Sasaran (APS).

Pada prinsipnya, skema APS sama saja dengan skema APM, hanya penyataannya saja yang dirubah, dari pernyataan negatif menjadi pernyataan posistif. Sebagai contoh, pada APM dinyatakan bahwa Kinerja Seksi Sarana Laboratorium belum optimal, maka dalam APS pernyataan itu harus dirubah menjadi Terwujudnya Optimalisasi Kinerja Seksi Sarana Laboratorium. Pernyataan itulah yang menjadi sasaran dari APA.

Untuk mewujudkan sasaran tersebut harus punya solusi, seperti halnya setiap masalah pasti ada solusinya. Solusi pada sebuah satuan kerja atau organisasi bisa berupa kegiatan atau program serta sejenisnya. Untuk mendapatkan solusi tentu harus diinventarisir dan dan diidentifikasi terlebih dahulu. Dalam materi KKP, setiap peserta harus mendapatkan minimal tiga solusi. Bila solusi lebih dari tiga akan lebih baik.

Namun dari ketiga solusi itu tidak mungkin harus dijalankan semua dalam waktu yang bersamaan. Setiap solusi memiliki kelebihan dan kekurangan. Sedangkan solusi yang akan dijalankan harus memiliki tingkat efektifitas dan tingkat efisiensi yang tinggi. Karena itu dari ketiganya harus dicari menjadi salah satu sebagai solusi terbaik, sedangkan dua lainnya dijadikan sebagai solusi alternatif.

Nah, untuk menentukan solusi terbaik, maka dilakukan Analisis Tingkat Kesulitan (ATK), Analisis Efektifitas dan Analisis Efisiensi. Dari ketiga analisis dibuat rekapitulasi hingga menjadi Analisis Tapisan. Dari hasil itulah dapat ditentukan solusi terbaik dalam memecahkan setiap masalah. Itulah pemahaman penulis tentang Analisis Pohon Alternatif. Mudah-mudahan tulisa ini bisa membantu pembaca dalam memahaminya.